Kho không có quy trình chuẩn dẫn đến: hàng hóa thất thoát không truy được, tồn kho thực tế khác sổ sách, không biết hàng ở đâu khi cần, và không thể audit khi có vấn đề.

Cycle count hàng ngày cho hàng A (xuất nhiều), hàng tuần cho hàng B, hàng tháng cho hàng C. Đối chiếu với WMS và xử lý chênh lệch ngay.
Liên hệ tư vấn miễn phí:
ISO 9001 không chỉ là tiêu chuẩn cho nhà máy sản xuất — kho hàng là một trong những quy trình quan trọng nhất cần được kiểm soát theo ISO 9001. Các công ty đã được chứng nhận ISO 9001 yêu cầu quy trình nhập xuất kho phải được tài liệu hóa, kiểm soát và cải tiến liên tục.
ISO 9001 yêu cầu doanh nghiệp phải kiểm soát tài sản thông qua kiểm kê định kỳ:
| Phương pháp | Tần suất | Ưu điểm |
|---|---|---|
| Kiểm kê toàn phần (Annual) | 1 lần/năm | Chính xác, nhưng dừng hoạt động kho |
| Kiểm kê theo nhóm hàng (Periodic) | Hàng tháng theo nhóm | Không dừng kho, phát hiện sai lệch sớm |
| Kiểm kê luân phiên (Cycle Count) | Hàng ngày, 1-2% SKU | Liên tục, không cần dừng kho |
Long Quyền cung cấp template tài liệu ISO 9001 cho kho hàng miễn phí khi mua kệ. Liên hệ 0903422179, 0903412296, 0903434374.
Liên hệ tư vấn miễn phí:
Một hệ thống kệ kho tốt nhất cũng không phát huy được hiệu quả nếu quy trình nhập xuất hàng hóa không được chuẩn hóa. Quy trình chuẩn giúp kiểm soát tồn kho chính xác, giảm thất thoát, và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu chất lượng như ISO 9001, GMP, GSP.
Bước 1 – Thông báo nhận hàng trước (ASN - Advanced Shipping Notice): Nhà cung cấp gửi thông báo trước khi hàng đến, bao gồm danh sách hàng, số lượng, lô, ngày sản xuất. Kho chuẩn bị sẵn vị trí và nhân lực tiếp nhận.
Bước 2 – Kiểm tra và xác nhận: Đối chiếu hàng thực tế với ASN và đơn đặt hàng (PO). Kiểm tra ngoại quan: bao bì nguyên vẹn, nhãn đúng, không bị ẩm mốc hay hư hỏng. Đo nhiệt độ hàng nhập lạnh ngay tại bến nhận.
Bước 3 – Ghi nhận hệ thống: Scan barcode/QR từng pallet vào WMS. Gán vị trí kệ theo gợi ý của WMS hoặc theo quy tắc đã định sẵn. In phiếu nhập kho.
Bước 4 – Đưa về đúng vị trí: Nhân viên xe nâng đưa hàng đến đúng vị trí kệ đã được chỉ định. Scan xác nhận lần 2 tại vị trí kệ. Đây là bước quan trọng nhất để đảm bảo tồn kho hệ thống khớp với thực tế.
Bước 1 – Nhận lệnh xuất hàng: WMS nhận đơn hàng và tự động tạo picking list tối ưu (thứ tự vị trí, FIFO/FEFO, gom hàng cho nhiều đơn).
Bước 2 – Picking chính xác: Nhân viên picking theo đúng chỉ dẫn của WMS, scan từng vị trí kệ và từng sản phẩm để xác nhận. Tỷ lệ lỗi picking giảm xuống <0.1% khi có scan xác nhận.
Bước 3 – Kiểm tra và đóng gói: Kiểm tra số lượng, chất lượng lần 2 tại khu vực packing. Đóng gói, dán nhãn vận chuyển, in phiếu xuất kho.
Bước 4 – Xuất và ghi nhận: Xác nhận xuất hàng trong WMS khi xe tải rời khỏi kho. Cập nhật tồn kho tức thì.
Kiểm kê toàn bộ (full count) 1-2 lần/năm: Tốn thời gian nhưng cần thiết để cân đối sổ sách và phát hiện thất thoát tích lũy. Nên thực hiện vào thời điểm hàng tồn thấp nhất để giảm khối lượng công việc.
Kiểm kê cuốn (cycle count): Kiểm kê từng khu vực theo lịch luân phiên, đảm bảo toàn bộ kho được kiểm kê ít nhất 1 lần/quý mà không cần dừng hoạt động kho. Hiệu quả hơn full count cho kho vận hành liên tục.
Long Quyến không chỉ cung cấp kệ kho mà còn tư vấn thiết kế workflow nhập xuất kho phù hợp với hệ thống kệ được lắp đặt. Một hệ thống kệ được thiết kế tốt là nền tảng vật chất cho quy trình nhập xuất hiệu quả.
Liên hệ tư vấn miễn phí:
Quy trình nhập xuất kho chuẩn ISO 9001 không chỉ là tài liệu trên giấy mà cần được phản ánh trong thiết kế vật lý của kho. Khu vực tiếp nhận hàng cần đủ rộng để kiểm tra và phân loại trước khi vào kệ. Khu vực xuất hàng cần staging area đủ lớn để chuẩn bị đơn hàng trước giờ vận chuyển. Long Quyền thiết kế layout kho theo luồng hàng hóa chuẩn ISO: nhập từ một phía, xuất từ phía đối diện, khu vực kiểm tra chất lượng được bố trí riêng biệt. Cách thiết kế này giảm thiểu chéo luồng hàng, tránh nhầm lẫn và hỗ trợ kiểm soát chất lượng hiệu quả. Liên hệ Long Quyền để thiết kế kho đạt chuẩn ISO 9001 từ đầu.
Liên hệ tư vấn miễn phí:
Kho hàng đạt chuẩn ISO 9001 không chỉ cần quy trình văn bản mà cần hạ tầng kho hỗ trợ thực thi quy trình đó. Long Quyền thiết kế hệ thống kệ kho đồng bộ với quy trình nhập xuất chuẩn ISO: khu vực nhập hàng riêng biệt với khu xuất hàng, vùng kiểm tra chất lượng (QC zone) được bố trí khoa học, hệ thống location code rõ ràng hỗ trợ truy xuất nguồn gốc, và lối đi đủ rộng để thực hiện kiểm đếm và kiểm tra hàng hóa hiệu quả. Nếu doanh nghiệp đang triển khai hoặc duy trì ISO 9001, Long Quyền là đối tác lý tưởng để thiết kế kho đạt chuẩn — liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí.
Liên hệ tư vấn miễn phí:
CÔNG TY TNHH SX & TM LONG QUYỀN