Tại sao cần quy trình kho chuẩn?

Kho không có quy trình chuẩn dẫn đến: hàng hóa thất thoát không truy được, tồn kho thực tế khác sổ sách, không biết hàng ở đâu khi cần, và không thể audit khi có vấn đề.

Quy trình NHẬP kho

1. Tiếp nhận: So sánh hàng về với PO (đơn đặt hàng), kiểm tra số lượng, ngoại quan
2. Kiểm đếm chi tiết: Cân, đếm từng đơn vị với nhân viên giao hàng
3. Ghi nhận: Tạo phiếu nhập kho, scan barcode, cập nhật WMS
4. Phân loại: Xác định vị trí lưu trữ phù hợp
5. Sắp xếp: Đưa vào đúng vị trí kệ, dán nhãn location

Quy trình XUẤT kho

1. Nhận lệnh: Phiếu xuất kho hoặc lệnh từ WMS
2. Picking: Lấy đúng hàng, đúng số lượng, đúng lô date
3. Kiểm tra: Scan barcode xác nhận đúng mặt hàng
4. Đóng gói: Đóng gói bảo vệ nếu cần
5. Bàn giao: Ký xác nhận với bên nhận hàng
6. Cập nhật: Trừ tồn kho trong hệ thống

Kiểm kho định kỳ

Cycle count hàng ngày cho hàng A (xuất nhiều), hàng tuần cho hàng B, hàng tháng cho hàng C. Đối chiếu với WMS và xử lý chênh lệch ngay.

Liên hệ tư vấn miễn phí:

ISO 9001 và quản lý kho — Tại sao liên quan mật thiết?

ISO 9001 không chỉ là tiêu chuẩn cho nhà máy sản xuất — kho hàng là một trong những quy trình quan trọng nhất cần được kiểm soát theo ISO 9001. Các công ty đã được chứng nhận ISO 9001 yêu cầu quy trình nhập xuất kho phải được tài liệu hóa, kiểm soát và cải tiến liên tục.

Quy trình nhập kho chuẩn ISO 9001

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hàng đến

1. Đối chiếu lệnh mua hàng (PO) với phiếu giao hàng (packing list/delivery note)
2. Kiểm tra ngoại quan: bao bì, số lượng, mã hàng
3. Kiểm tra chất lượng theo AQL (Acceptable Quality Level) nếu có yêu cầu
4. Chụp ảnh hàng hóa và phương tiện vận chuyển — lưu hồ sơ
5. Ghi nhận vào hệ thống WMS/ERP: mã hàng, số lô, hạn sử dụng (nếu có), số lượng

Bước 2: Nhập kho và lưu trữ

1. Xác định vị trí lưu trữ dựa trên phân tích ABC và quy tắc FIFO/FEFO
2. Cân hàng và dán nhãn mã vạch/RFID nếu chưa có
3. Vận chuyển bằng xe nâng đến đúng vị trí kệ
4. Cập nhật hệ thống: địa chỉ kệ, thời gian nhập, người thực hiện
5. Ký xác nhận phiếu nhập kho — có chữ ký nhân viên kho và người giao hàng

Quy trình xuất kho chuẩn ISO 9001

Bước 1: Nhận lệnh xuất kho

• Lệnh xuất kho phải được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền
• Kiểm tra tồn kho trước khi xác nhận xuất — tránh xác nhận thiếu hàng
• Ưu tiên xuất hàng FEFO (First Expired First Out) cho thực phẩm/dược phẩm

Bước 2: Picking và kiểm tra

1. Pick list được tạo tự động từ WMS và phân công cho nhân viên
2. Picking theo địa chỉ kệ cụ thể — không picking theo ký ức
3. Quét barcode xác nhận đúng hàng, đúng số lượng, đúng lô
4. Kiểm tra đôi (double-check) với đơn hàng xuất trước khi đóng gói

Bước 3: Đóng gói và xuất hàng

1. Đóng gói bảo vệ phù hợp với loại hàng và phương tiện vận chuyển
2. Dán nhãn vận chuyển với đầy đủ thông tin (mã, số lượng, địa chỉ giao)
3. Cân và ghi nhận trọng lượng thực xuất
4. Ký phiếu xuất kho và giao cho lái xe
5. Cập nhật WMS/ERP: xuất kho, điều chỉnh tồn

Kiểm kê kho (Stocktaking) theo ISO 9001

ISO 9001 yêu cầu doanh nghiệp phải kiểm soát tài sản thông qua kiểm kê định kỳ:

Tài liệu bắt buộc theo ISO 9001 cho kho hàng

• Quy trình nhập kho (IWP-01) có kiểm soát phiên bản
• Quy trình xuất kho (IWP-02)
• Quy trình kiểm kê (IWP-03)
• Ma trận rủi ro kho hàng (risk register)
• Biểu mẫu phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê

Long Quyền cung cấp template tài liệu ISO 9001 cho kho hàng miễn phí khi mua kệ. Liên hệ 0903422179, 0903412296, 0903434374.

Liên hệ tư vấn miễn phí:

Quy Trình Nhập Xuất Kho Chuẩn: Nền Tảng Cho Kho Vận Hành Hiệu Quả

Một hệ thống kệ kho tốt nhất cũng không phát huy được hiệu quả nếu quy trình nhập xuất hàng hóa không được chuẩn hóa. Quy trình chuẩn giúp kiểm soát tồn kho chính xác, giảm thất thoát, và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu chất lượng như ISO 9001, GMP, GSP.

Quy Trình Nhập Hàng Chuẩn (Inbound Process)

Bước 1 – Thông báo nhận hàng trước (ASN - Advanced Shipping Notice): Nhà cung cấp gửi thông báo trước khi hàng đến, bao gồm danh sách hàng, số lượng, lô, ngày sản xuất. Kho chuẩn bị sẵn vị trí và nhân lực tiếp nhận.

Bước 2 – Kiểm tra và xác nhận: Đối chiếu hàng thực tế với ASN và đơn đặt hàng (PO). Kiểm tra ngoại quan: bao bì nguyên vẹn, nhãn đúng, không bị ẩm mốc hay hư hỏng. Đo nhiệt độ hàng nhập lạnh ngay tại bến nhận.

Bước 3 – Ghi nhận hệ thống: Scan barcode/QR từng pallet vào WMS. Gán vị trí kệ theo gợi ý của WMS hoặc theo quy tắc đã định sẵn. In phiếu nhập kho.

Bước 4 – Đưa về đúng vị trí: Nhân viên xe nâng đưa hàng đến đúng vị trí kệ đã được chỉ định. Scan xác nhận lần 2 tại vị trí kệ. Đây là bước quan trọng nhất để đảm bảo tồn kho hệ thống khớp với thực tế.

Quy Trình Xuất Hàng Chuẩn (Outbound Process)

Bước 1 – Nhận lệnh xuất hàng: WMS nhận đơn hàng và tự động tạo picking list tối ưu (thứ tự vị trí, FIFO/FEFO, gom hàng cho nhiều đơn).

Bước 2 – Picking chính xác: Nhân viên picking theo đúng chỉ dẫn của WMS, scan từng vị trí kệ và từng sản phẩm để xác nhận. Tỷ lệ lỗi picking giảm xuống <0.1% khi có scan xác nhận.

Bước 3 – Kiểm tra và đóng gói: Kiểm tra số lượng, chất lượng lần 2 tại khu vực packing. Đóng gói, dán nhãn vận chuyển, in phiếu xuất kho.

Bước 4 – Xuất và ghi nhận: Xác nhận xuất hàng trong WMS khi xe tải rời khỏi kho. Cập nhật tồn kho tức thì.

Kiểm Kê Định Kỳ: Đảm Bảo Tồn Kho Chính Xác

Kiểm kê toàn bộ (full count) 1-2 lần/năm: Tốn thời gian nhưng cần thiết để cân đối sổ sách và phát hiện thất thoát tích lũy. Nên thực hiện vào thời điểm hàng tồn thấp nhất để giảm khối lượng công việc.

Kiểm kê cuốn (cycle count): Kiểm kê từng khu vực theo lịch luân phiên, đảm bảo toàn bộ kho được kiểm kê ít nhất 1 lần/quý mà không cần dừng hoạt động kho. Hiệu quả hơn full count cho kho vận hành liên tục.

Long Quyến không chỉ cung cấp kệ kho mà còn tư vấn thiết kế workflow nhập xuất kho phù hợp với hệ thống kệ được lắp đặt. Một hệ thống kệ được thiết kế tốt là nền tảng vật chất cho quy trình nhập xuất hiệu quả.

Liên hệ tư vấn miễn phí: